AI-bokföring för aktiebolagVad AI:n gör och vad du gör.

AI-bokföring är bokföring där en AI-modell gör delar av arbetet som en människa annars gör för hand: läser underlag, föreslår konto och moms, kopplar kvitton till bankrader och sammanställer det som ska deklareras.

Ordet används om två ganska olika saker. Den ena är funktioner i ett vanligt bokföringsprogram som föreslår en kontering eller bokför bankrader efter regler. Den andra är en AI-agent som tar sig an ett helt jobb, till exempel veckans kvitton eller månadens avstämning av banken, och lägger fram resultatet för dig att godkänna.

Bolaget ansvarar, och i ett aktiebolag är det styrelsen som ska se till att bokföringen sköts. Styrelsen ska se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen kontrolleras på ett betryggande sätt Aktiebolagslagen 8 kap. 4 §.

Verksamt.se↗ säger samma sak med enklare ord: även om du använder ett bokföringsprogram eller anlitar hjälp är det du som företagare som ansvarar för att bokföringen är korrekt. Det gäller oavsett om hjälpen är en byrå, ett program eller en AI.

Samma sak oavsett vem eller vad som gör arbetet:

• En verifikation för varje affärshändelse Bokföringslagen 5 kap. 6 §.
• Bokföring i registreringsordning (grundbok) och i systematisk ordning (huvudbok) Bokföringslagen 5 kap. 1 §.
• Varaktighet: det som har bokförts får inte kunna raderas eller göras oläsligt i efterhand. Fel rättas därför med en ny verifikation BFN, vägledning Bokföring.
• Arkivering: bokföringen och underlagen sparas i sju år Bokföringslagen 7 kap. 2 §.

Av samma skäl får du inte bokföra i ett vanligt kalkylprogram som Excel, enligt Bokföringsnämnden↗.

En AI kan förbereda nästan allt, men den kan inte ta ditt ansvar och den ska inte röra dina pengar eller ditt BankID.

Betalningar, underskrifter och bedömningar som kräver att någon står för dem är ägarens och styrelsens. Det gäller att signera momsdeklarationen och arbetsgivardeklarationen hos Skatteverket, att skriva under årsredovisningen och att avgöra frågor där reglerna lämnar utrymme, till exempel om en utgift hör till bolaget.

En bra AI lägger fram underlaget och sitt förslag, och säger vad den är osäker på.

Börja med vem som godkänner. Fråga sedan:

• Kan verktyget godkänna sina egna förslag?
• Rättas ett fel med en rättelseverifikation där originalet finns kvar, eller skrivs något över?
• Kontrolleras kontoplan, moms och perioder av programmet, eller bara av AI-modellen?
• Sitter underlaget kopplat till varje verifikation?
• Var lagras böckerna, och vad skickas till AI-leverantören?
• Kan du när som helst exportera hela bokföringen som SIE 4?
• Gör verktyget betalningar eller signerar det något åt dig?

Purser är en AI-agent för administrationen i ett aktiebolag. Purser förbereder arbetet med ditt eget Claude- eller ChatGPT-abonnemang, och inget bokförs eller skickas utan ditt ja. Purser kan inte godkänna sina egna förslag. Du svarar på ett Tillåt-kort: Tillåt en gång, Tillåt alltid eller Neka. Hela flödet beskrivs under Så fungerar Purser.

Kontoplan, moms och perioder kontrolleras av Purser, inte av AI:n, och frågor och svar sparas så att inget försvinner när en session tar slut. Fel rättas med ett rättelseverifikat och originalet finns kvar.

Purser gör aldrig betalningar och signerar aldrig. Signeringen hamnar i Väntar på dig, och du signerar hos Skatteverket med BankID och betalar i banken. Var böckerna lagras står under Säkerhet, och vad det kostar under Pris.