Byta bokföringsprogramPurser gör flytten. Du loggar in med BankID.

Det enklaste är att byta vid ett räkenskapsårsskifte, när det gamla året är stängt och det nya börjar med ingående balanser. Det går också bra mitt i året, om hela årets bokföring hittills följer med till det nya programmet så att året finns på ett ställe.

Vänta inte till veckan före en momsdeklaration eller ett bokslut. Ge flytten tid att stämmas av innan något ska deklareras ur det nya programmet.

SIE 4 är det svenska standardformatet för att flytta bokföring mellan program SIE-gruppen, SIE 4. Filen innehåller:

• bolagets namn och organisationsnummer
• räkenskapsåret och kontoplanen
• ingående och utgående balanser
• årets alla verifikationer med sina rader.

Själva underlagen följer inte med: kvitton, leverantörsfakturor och kundfakturor som PDF exporteras för sig. Filen säger inte heller vilka kundfakturor som är obetalda, vilken bokföringsmetod bolaget använder eller hur ofta det redovisar moms. Kontoutdrag och skattekontot hämtas från banken och Skatteverket.

Räkenskapsinformationen ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades Bokföringslagen 7 kap. 2 §. Det gäller även det som ligger kvar i det gamla programmet.

Ett företag som använder ett internetbaserat program måste se till att det har tillgång till räkenskapsinformationen under hela arkiveringstiden, även efter ett byte av leverantör. Ändras formatet vid bytet får handlingarna i det gamla systemet förstöras bara om överföringen inte innebär risk för att informationen förändras eller försvinner BFN, vägledning Bokföring kap. 7–8.

Exportera därför både SIE-filen och underlagen innan du säger upp det gamla programmet.

Samma steg gäller vilket program du än byter till:

1. Välj när, och kontrollera att bokföringen i det gamla programmet är klar så långt den ska vara.
2. Exportera SIE 4 för det pågående räkenskapsåret och för året före.
3. Exportera underlagen, kvitton och fakturor, som en fil eller ett arkiv.
4. Ta fram listan över obetalda kundfakturor och numret på den senaste fakturan.
5. Hämta kontoutdrag från räkenskapsårets första dag och skattekontots transaktioner.
6. Läs in allt i det nya programmet och jämför saldona konto för konto med det gamla.
7. Spara exporterna och se till att du kommer åt det gamla programmets räkenskapsinformation i sju år.

Purser öppnar Fortnox i en webbläsare på din Mac, och du loggar in med BankID. Sedan gör Purser exporten själv:

• SIE 4 för hela året med alla verifikationsserier
• en filexport av alla filer och mappar med underlagen
• fakturalistan, med PDF:er för de obetalda fakturorna.

Purser läser och exporterar från Fortnox men ändrar, bokför, betalar eller skickar aldrig något där.

På samma sätt, med programmets SIE 4-export. Purser läser SIE 4 oavsett vilket program filen kommer från. För Fortnox har Purser beskrivna steg för exporten; från Bokio och andra program tar du fram SIE-filen och underlagen med programmets egen export, och Purser tar det därifrån.

Kommer bokföringen från ett program utan bra export, eller är böckerna ofullständiga, stoppar det inte flytten.

Purser stämmer av de ingående balanserna. Innan flytten avslutas går Purser igenom en rapport som jämför varje inläst SIE-fil med böckerna i Purser, konto för konto, och säger vilka skillnader som finns eller att det inte finns några.

Året före läses in som ett stängt och låst år. Dess utgående balanser ska vara lika med det pågående årets ingående, och skiljer de sig visar Purser vilka konton det gäller.

Ja. Du kan exportera hela bokföringen som SIE 4 när du vill, till en konsult eller ett annat program. Var böckerna lagras medan de är i Purser står under Säkerhet.